Executando um Diagnóstico de ReOps para priorizar acionáveis

Com tantos desafios diários no time de ReOps, não tínhamos uma visualização ampla e clara de todo o impacto que o time já havia gerado e dos acionáveis que precisávamos executar.

Esse case conta a história de como a realização de um Diagnóstico de ResearchOps foi fundamental para compreender o estágio em que o time estava e para priorizar acionáveis que geram maior impacto ao processo de pesquisa.

Contexto

Tornar o processo de Research eficiente e escalável é um grande desafio para as organizações, principalmente quando se trata de um time com uma estrutura nova. Contar com o apoio de profissionais de ResearchOps é fundamental para que a operação de pesquisa ocorra de forma otimizada.

Nesse cenário, pensando em uma atuação mais estratégica e na necessidade de visualizar de forma ampla todo o processo de Research da organização, estruturei um diagnóstico de ReOps detalhando tudo que a área já fez e possui, o que ainda não têm, dores e o que precisamos ter e fazer.

Esse diagnóstico foi fundamental para entendermos em qual estágio a nossa área estava, o que precisávamos priorizar de acionáveis e melhorias no processo, bem como futuramente ser uma ferramenta que auxiliaria na mensuração de impacto e relevância para o time de ReOps.

AÇÕES

A criação do diagnóstico de ReOps foi dividida em 3 etapas, desde a concepção da ideia, desenvolvimento e priorização dos acionáveis.

Etapa 1 - A concepção da ideia

O time de ResearchOps atuava seguindo como principal referência os 6 pilares da NNG, utilizando os elementos de forma “personalizada” a realidade da organização:

Apesar de atuarmos de forma simultânea em todas as frentes do processo de pesquisa e priorizar atividades conforme as necessidades iam surgindo, pensando em um posicionamento mais estratégico para a área de ReOps, não havia uma visualização clara de todo o trabalho que já fizemos, as dores que tínhamos e o que precisávamos fazer, considerando os 6 pilares.

Desta forma, surgiu a ideia de realizar um diagnóstico, como forma de visualização, priorização e divisão de tarefas, e futuramente mensuração.

Etapa 2 - Desenvolvendo o Diagnóstico

A estrutura do diagnóstico foi feita em um board, onde criamos 6 quadros (1 para cada pilar da NNG), e dentro de cada pilar separamos todos os elementos que os compõem, como por exemplo:

Participantes
- Bonificação
- Gestão de bases
Governança
- Armazenamento de Termo de Consentimento
- Armazenamento de dados brutos

Para cada pilar – elemento, dividimos as colunas:

O que já temos
O que não temos (dores)
O que precisamos ter

Board com a estrutura do Diagnóstico de ReOps.

Sendo assim, o time trabalhou em conjunto e de forma assíncrona para preencher os post-its em todas as colunas de cada elemento.

Etapa 3 - Matriz de Impacto x Esforço e Priorização

Após o preenchimento detalhado do diagnóstico, duplicamos e separamos todos os cards da coluna “o que precisamos ter” e criamos cards "macros" para as tarefas, para realizar a priorização.

A primeira etapa foi a execução de uma matriz de Impacto x Esforço, onde o time de forma síncrona colocou os cards macros na matriz e discutiu sobre a posição de cada um.

Matriz de Impacto x Esforço dos acionáveis.

No entanto, após a execução da Matriz, percebemos que essa não seria a melhor forma de priorizarmos os acionáveis, pois haviam tarefas de alto esforço que precisavam ser feitas com maior urgência, assim como tarefas de baixo esforço e impacto que poderiam ser feitas simultaneamente, devido a baixa complexidade.

Sendo assim, decidi criar uma tabela de priorização, com base nas discussões que tivemos ao realizar a Matriz. Essa tabela foi dividida em:

Prioridade Altíssima
Prioridade Alta
Prioridade média
Prioridade Baixa

Tabela de Priorização dos acionáveis.

Com a priorização feita e validada, foi possível dividir o time de ReOps para atuar em frentes distintas dos acionáveis, tornando o trabalho mais assertivo e organizado.

Resultados

O diagnóstico de ReOps foi imprescindível para conseguirmos visualizar de maneira abrangente todas as melhorias que a área de ResearchOps já havia feito no processo de pesquisa em tão pouco tempo, bem como mapear o que ainda precisava ser feito a médio e longo prazo.

Os principais acionáveis realizados após o diagnóstico foram:

Criação de um Guia de Recrutamento para padronizar esse processo, que era nossa principal dor;
Priorização de treinamentos de ferramentas de pesquisa;
Cocriação de Termo de Consentimento;
Exploração de outras ferramentas disponíveis para repositório e disparo de pesquisas;
Criação de rito mensal para divulgação de insights de pesquisas para outras áreas da organização.

O cenário ideal é que esse diagnóstico seja repetido a cada 6 meses, com a finalidade de mensurar o que foi feito e o impacto gerado, além de mapear novos acionáveis a serem feitos pelo time.